Писать ли заявление на отпуск обязательно и какие правила следует соблюдать

Вопрос о необходимости писать заявление на отпуск актуален для многих работников. Существует разнообразие мнений на этот счет. В данной статье рассмотрим, является ли подача заявления на отпуск обязательным и каковы правила его оформления.

Премии, повышение оклада и расчет среднего заработка

В расчетный период, за который исчисляется средний заработок работника для расчета отпускных, ему были начислены премии и увеличен оклад. Нужно ли индексировать премии для расчета среднего заработка?

В данном вопросе поможет разъяснить письмо Минтруда от 18 августа 2015 года № 14-1/В-623. В этом письме Минтруда ссылается на постановление Правительства от 24 декабря 2007 года № 922 и утвержденное им Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее — Положение).

Корректировка среднего заработка производится в случае, когда тарифные ставки, оклады, должностные оклады и иные виды вознаграждений повышаются для всех работников компании. В таком случае средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются делением новых ставок, окладов и прочего на ранее установленные.

• При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады и прочие выплаты, установленные к прежним значениям в фиксированном размере.
• Увеличение выплат, установленных к прежним тарифным ставкам и окладам в диапазоне значений, на повышение среднего заработка влияния не оказывает.

1. Оклад, должностной оклад, тарифная ставка.
2. Премии, надбавки и доплаты, которые устанавливаются к выплатам из пункта 1 в фиксированных размерах.

Не подлежат индексации следующие выплаты:

• Премии, доплаты и надбавки, которые установлены в диапазоне значений;
• Премии, доплаты и надбавки, которые установлены в абсолютном размере;
• Прочие выплаты, установленные не по отношению к ставкам и окладам.

Итак, чтобы определиться с тем, нужно ли индексировать премии для расчета среднего заработка при повышении ставки, необходимо знать, в каком порядке эти премии были начислены.

Когда сотрудник пишет заявление на отпуск

Отпуск не по графику

Согласно Трудовому кодексу, график отпусков является обязательным документом для сотрудников. Это означает, что работники обычно идут в отпуск строго по графику, определенному работодателем, а не в удобное для них время. Если у сотрудника отпуск запланирован на декабрь, а он хочет уйти в отпуск в марте, работодатель может отказать в переносе отпуска. Однако есть случаи, когда сотрудники могут уйти в отпуск в любое время:

• Несовершеннолетние сотрудники по возрасту младше 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса);
• Почетные доноры (ст. 23 Закона о донорстве);
• Родители ребенка-инвалида (ст. 262.1 Трудового кодекса);
• Чернобыльцы (ст. 15 Закона о социальной защите после катастрофы в Чернобыле);
• Герои Советского Союза, России и кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона о статусе героев СССР);
• Беременные женщины (ст. 260 Трудового кодекса);
• Мужчины в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса);
• Работники, у которых больше трех несовершеннолетних детей (ст. 262.2 Трудового кодекса);
• Работники, которых отозвали из отпуска (ст. 125 Трудового кодекса);
• Сотрудники, работающие по совместительству (ст. 286 Трудового кодекса);
• Работники, которые служили в вооруженных силах в последние полгода (ст. 351.7 Трудового кодекса);
• Супруги военнослужащих (ст. 11 Закона о военнослужащих);
• Инвалиды войны и ветераны боевых действий (ст. 14 и 16 Закона о ветеранах).

Отпуск за свой счет

Трудовой кодекс называет такой отпуск «без сохранения заработной платы». В этом случае сотрудник в заявлении указывает, что просит предоставить отпуск без сохранения зарплаты. Решение о предоставлении отпуска за счет сотрудника принимает работодатель. Однако существуют категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по их заявлению:

• Участники Великой Отечественной войны (ВОВ);
• Работающие пенсионеры;
• Родители и супруги военнослужащих;
• Работающие инвалиды;
• Работники в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников.

Отпуск нового сотрудника

Если сотрудник отработал в компании меньше шести месяцев, он может попросить отпуск, и для этого ему необходимо написать заявление. В данном случае, работодатель может отказать в предоставлении отпуска новому сотруднику без объяснения причин, например, если у него сейчас много работы или его трудовая деятельность не удовлетворяет работодателя. Однако, есть исключения, когда работодатель обязан предоставить отпуск новому сотруднику:

• Сотруднице, которая нуждается в отпуске по беременности и родам;
• Сотруднику, которому еще нет 18 лет;
• Сотруднику, который усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев.

Эти случаи описываются в Трудовом кодексе Российской Федерации и требуют написания заявления от работника.

Заявление на отпуск – нужно ли его оформлять?

В организации, где утвержден график отпусков, возникает вопрос: нужно ли от работника требовать официальное заявление на отпуск? Давайте разберемся в этом вопросе.

Утвержденный график отпусков

• График предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков должен быть составлен работодателем не позднее, чем за две недели до начала календарного года.
• При составлении графика должно быть учтено мнение профсоюзов работников. В случае их отсутствия, график составляется работодателем самостоятельно.

Обязанности работника и работодателя

Утвержденный график отпусков является обязательным документом и должен быть исполнен как работником, так и работодателем. Если в графике указано, что у конкретного сотрудника отпуск должен начаться в определенный день и составлять определенную продолжительность, то работодатель обязан предоставить этот отпуск.

О работнику, чей отпуск включен в график, работодатель должен предупредить письменно за 2 недели до начала отпуска. Если работник не получил такое уведомление вовремя, он имеет право написать заявление о переносе отпуска на другое время.

Ситуации, когда нужно написать заявление

Существуют некоторые ситуации, когда работник обязан написать заявление на отпуск:

• Если работник отработал менее полугода в организации;
• Когда работник просит предоставить отпуск в иное время, отличное от того, которое указано в графике отпусков.

Итак, если отпуск работника включен в утвержденный график, ему не требуется писать заявление о его предоставлении. Однако, работодатель обязан предупредить работника письменно за 2 недели до начала отпуска, независимо от того, написано ли заявление об отпуске или нет.

Неиспользованный отпуск: компенсация

Работник на протяжении нескольких лет использовал лишь половину положенного ему 28-дневного отпуска. Вправе ли работодатель заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией?

Если неиспользованная часть отпуска переносится на следующий год, то заменить денежной компенсацией можно лишь ту его часть, которая превышает 28 календарных дней. Это превышение можно заменить компенсацией полностью либо частично. Таковы положения части 2 статьи 126 Трудового кодекса.

Из этого следует, что если положенный работнику по закону отпуск составляет не более 28 календарных дней, то неиспользованную его часть финансовой компенсацией заменить нельзя. А вот та часть, которая превышает 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией на основании заявления работника.

Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков

Работодатель составляет график раз в год на всю компанию, не позже 16 декабря. В графике отпусков указываются должности сотрудников, даты и длительность отпусков. Шаблон графика отпусков можно найти на сайте Роструда.

Исключение для микропредприятий. Если микропредприятие отказалось принимать локальные нормативные акты, то график отпусков можно заменить на письменное соглашение с работником. Это должно быть указано в одном из пунктов трудового договора.

Законно ли требование написания заявления?

Сотруднику по Трудовому кодексу не требуется писать заявление об отпуске или предупреждать работодателя о своем отпуске. Если сотрудник уже внесен в график отпусков, то он имеет право не являться на работу без предупреждения и написания заявления.

Работодатель не может требовать от сотрудника предварительного уведомления о его отпуске или написания заявления. Такое требование не соответствует законодательству.

Однако, следует учитывать, что работодателю может потребоваться здоровье своих сотрудников, поэтому желательно предупредить о своем отпуске, чтобы работодатель предусмотрел замену или перераспределил задачи.

Важно помнить, что сотрудник имеет право на отпуск и его право должно быть уважено, а работодателю следует соблюдать требования Трудового кодекса и составлять график отпусков в установленные сроки.

Документы, необходимые для оформления отпуска

Уведомление

Уведомление представляет собой официальное напоминание о необходимости пойти в отпуск и возвращаться в определенные сроки. Согласно законодательству, работодатель должен передать уведомление сотруднику за две недели до начала отпуска. В уведомлении указывается дата начала и окончания отпуска, а также другие важные детали. Пример уведомления можно найти на сайте Роструда.

Важно отметить, что сотрудник должен расписаться в уведомлении, чтобы подтвердить, что ознакомился с его содержанием. Отсутствие подписи сотрудника является ошибкой работодателя и не может быть использовано в качестве причины для запрета выхода в отпуск.

Приказ

Приказ часто требуется в случаях, когда предприятие имеет установленные внутренними актами процедуры или когда такой приказ является обычаем делового оборота. Он необходим, чтобы учетная запись сотрудника была обновлена, налоги были рассчитаны правильно и для подтверждения того, что сотрудник отдохнул нужное количество времени.

Приказ должен быть подготовлен за три дня до начала отпуска и обычно сотрудник должен расписаться в нем. Важно сохранить приказ, так как он может понадобиться для проверок и расчета отпускных. Шаблон приказа можно найти на сайте Роструда.

В некоторых случаях отпуск может быть оформлен без приказа, если в компании не предусмотрены такие процедуры. Однако, в деловой практике приказ обычно используется для бухгалтерии и налоговой отчетности.

Итак, чтобы отправиться в отпуск, работодатель напоминает сотруднику о необходимости отдыха и предоставляет уведомление и приказ. Уведомление содержит информацию о сроках отпуска, а приказ используется для внутреннего учета и подтверждения отдыха. Соблюдение этих процедур является важным аспектом оформления отпуска в соответствии с Трудовым кодексом.

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает его без заявления, сотрудник имеет право пожаловаться в Роструд или обратиться в суд. В таком случае, инспекция труда может оштрафовать работодателя.

Существует несколько случаев, когда работодатель может быть оштрафован:

• Не подготовил или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
• Не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Для индивидуального предпринимателя размер штрафа может составлять до 5 тысяч рублей, а для компании – до 50 тысяч рублей.

Однако, штрафы – не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попытается уволить его на виду, начнутся разбирательства с инспекцией. Вероятно, будет проведена большая проверка всего, что связано с сотрудниками. Это может занять минимум три месяца и влечь за собой множество вопросов, пересылки документов и новые штрафы.

Наилучшим решением является отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд. Важно иметь юридическую поддержку, чтобы избежать проблем с отпуском и предотвратить возможные штрафы.

Модульюрист – ваша юридическая поддержка

Компания «Модульюрист» предлагает юридическую поддержку вашего бизнеса по подписке. Мы предоставляем безлимитные консультации, составляем договоры и досудебные претензии, а также защищаем ваши интересы в суде. Стоимость подписки начинается от 2990 рублей в месяц.

Малый бизнес и резерв на отпуск

Организация, являющаяся субъектом малого предпринимательства, должна ли создавать резерв на оплату отпусков? Давайте разберемся.

В соответствии с правилами бухгалтерского учета, резерв предстоящих расходов на отпуск является оценочным обязательством. Он рассчитывается исходя из суммы отпускных, которые будут начислены в текущем году, и имеет примерное значение. Все организации обязаны создавать такой резерв, за исключением компаний, которые вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и отчитываться по упрощенной отчетности.

Упрощенный бухучет и отчетность

В соответствии с пунктом 4 статьи 6 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, упрощенный бухучет и отчетность являются прерогативой субъектов малого предпринимательства. Из этого следует, что малые предприятия не обязаны создавать отпускные резервы.

Обязательность создания резерва

Таким образом, субъекты малого предпринимательства с особыми льготами ведения бухгалтерского учета и отчетности освобождены от обязанности создания резерва на оплату отпусков. Это позволяет им более гибко планировать использование средств в рамках своей деятельности.

Однако следует отметить, что создание отпускного резерва может быть полезным для субъектов малого бизнеса. Он позволяет обезопасить финансовое состояние организации в случае, если необходимо будет выплатить отпускные работникам. Также создание резерва может быть оценкой готовности предприятия к возможным расходам на оплату отпусков.

Итог

Мы также рассмотрели некоторые другие важные вопросы относительно отпуска, которые волнуют бухгалтеров. Одним из таких вопросов является перечисление НДФЛ с отпускных и отражение соответствующих операций в форме 6-НДФЛ. Для получения дополнительной информации и конкретных примеров мы рекомендуем обратиться к нашему материалу по этой теме.

Также был рассмотрен вопрос о том, как решается ситуация с ежегодным отпуском для женщин, находящихся в декретном отпуске и работающих на неполный день. Подробный ответ на этот вопрос можно найти в нашем материале, посвященном отпуску по уходу за ребенком.