Распределение задач на время отсутствия основного сотрудника: исполнение и выполнение

Распределение обязанностей на время отсутствия основного работника является важным шагом для обеспечения исполнения и выполнения задач компании. Узнайте, как правильно передать ответственность, чтобы минимизировать проблемы и обеспечить бесперебойную работу бизнеса.

В ходе работы часто возникают ситуации, когда главный исполнитель не может выполнить свои обязанности из-за временного отсутствия. В таких случаях требуется найти временного заместителя, который сможет взять на себя ответственность за выполняемые задачи. Присвоение обязанностей на период отсутствия основного работника требует внимательного подбора замещающего, который должен быть готов занять его место и гарантировать бесперебойную работу отдела или организации.

Необходимо учесть, что в период отсутствия основного сотрудника задачи, которые он выполняет, должны быть выполнены вовремя и качественно. Для этого следует формулировать ясные задачи и обязанности временного исполнителя, а также предоставить ему необходимые ресурсы и информацию. Делегирование обязанностей на период отсутствия основного сотрудника — это важный процесс, который требует координации и взаимодействия всех участников работы.

Варианты временной замены TEXT

Если основной сотрудник временно отсутствует по каким-либо причинам, Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько вариантов временной замены, из которых работодатель может выбрать.

1. Внутренний перевод

Первый подход — это возложение дополнительных обязанностей на существующего сотрудника, который подходит для этой цели. Идеальным кандидатом может быть человек, уже работающий в компании и готовый взять на себя дополнительные трудовые функции в рамках своей текущей должности.

Важно учитывать, что если сотруднику поручают выполнение дополнительных обязанностей, которые аналогичны, но просто дополнительны к его основной работе, то это будет считаться расширением его рабочих обязанностей или увеличением его рабочей нагрузки.

2. Внутреннее совмещение

Если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, то это считается внутренним совмещением. Это означает, что временно один работник выполняет обязанности другого работника, в то время как основной сотрудник отсутствует.

Важно учитывать возможности сотрудника

Работодателю целесообразно рационально оценивать способности сотрудника к выполнению дополнительных работ, не относящихся к его основной должности. Важно учитывать, что это временное обязательство может оказаться непосильным для сотрудника и негативно сказаться на его производительности и результативности.

Ограничения и условия временной замены

Обратите внимание, что обычно срок такой замены в пределах одной организации не превышает годичного срока. Однако в некоторых ситуациях, например, при переводе на декретное место, может быть увеличение этого срока.

Если в трудовом договоре прямо указано структурное подразделение, где сотрудник должен работать, то его перевод в другое подразделение или на ту же должность без его согласия уже невозможен, так как это изменение условий трудового договора.

Важно учесть, что оговоренный срок действия не может быть неопределенным. В документе должна быть указана конкретная дата или условия расторжения временной замены, обычно указывают «до выхода основного работника».

Различие между ВРИО и совместительством

Необходимо различать Временное Исполнение Руководящих Обязанностей (ВРИО) и совместительство, так как у этих видов дополнительной загруженности есть свои отличия.

• Совместительство регулируется главой 44 Трудового Кодекса РФ, а ВРИО — статьей 60.2.
• При совместительстве дополнительные обязанности нужно исполнять в свободное от основной работы время, а при ВРИО это происходит параллельно в рамках одного рабочего дня или смены.
• Для совместительства требуется новый трудовой договор, а для ВРИО достаточно письменного согласия.
• Совместительство может быть прекращено путем расторжения соответствующего договора или по истечении его срока, а ВРИО может быть отменено в любое время с предупреждением за 3 дня как со стороны работодателя, так и со стороны занятого сотрудника.

ВРИО согласно Трудовому кодексу РФ

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, ст. 60.2 говорит о совмещении профессий, увеличении количества трудовых функций, расширении сферы влияния, а также отдельно отмечает вопросы выполнения обязанностей работника, который временно отсутствует, но не отстранен от работы по трудовому договору.

Статьёй 151 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работники могут соглашаться на предложенную им дополнительную работу помимо основных обязанностей за дополнительную оплату. Кадровики, как правило, понимают под ВРИО выполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями в соответствии с подписанным трудовым договором как по той же, так и по другой должности, предусматривая дополнительное вознаграждение.

• Совмещение профессий
• Увеличение количества возложенных трудовых функций
• Расширение сферы влияния
• Согласие на дополнительную работу с основными обязанностями за дополнительную оплату

ВРИО – это возможность работника выполнять дополнительные обязанности, описанные в тексте, расширяет возможности работника в сфере трудовой деятельности.

Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором

Если в трудовом договоре работника явно указано, что он будет выполнять обязанности другого работника, если тот заболеет, то нет необходимости принимать какие-либо дополнительные приказы или соглашения. В таком случае достаточно просто сообщить работнику, что его коллега болен.

Сотрудник, временно исполняющий обязанности больного коллеги

Если у работника по трудовому договору возложены обязанности заболевшего коллеги, он должен осознавать свою ответственность и быть готовым взять на себя дополнительную нагрузку. Он должен быть готов выполнить свои задачи, а также обязанности заболевшего сотрудника в полной мере.

Важно помнить также о том, что исполнение обязанностей заболевшего коллеги требует возможности планирования рабочего времени и грамотного распределения задач. Такой подход позволит работнику успевать справляться со своими обязанностями, не нарушая рабочий процесс в организации.

Информирование о заболевшем сотруднике

Когда сотрудник узнает, что его коллега заболел, он должен тут же сообщить об этом своему руководителю и отделу кадров. Это поможет организации перераспределить рабочие обязанности и учесть возможное сокращение рабочего времени больного сотрудника.

Необходимо предоставить достоверную информацию о состоянии заболевшего коллеги, чтобы руководство могло принять необходимые меры по организации работы и поддержке больного сотрудника.

Составление распоряжения

При составлении распоряжения о выполнении работника обязанностей заболевшего коллеги следует указать время начала и окончания такого исполнения обязанностей, а также конкретные задачи, которые работник должен выполнить вместо заболевшего коллеги.

Для того чтобы работник имел ясное представление о своих задачах и ответственности на время, когда он исполняет обязанности заболевшего коллеги, приказ должен быть четким, понятным и содержательным. По истечении срока болезни сотрудника, необходимо либо аннулировать приказ, либо пересмотреть его с учетом изменений, произошедших в организации.

Если возникают споры или непонимание относительно выполнения работником обязанностей заболевшего коллеги, рекомендуется обратиться за консультацией и помощью в разрешении этих вопросов к юристу или специалисту по трудовому праву.

Способы передачи работнику дополнительных обязанностей заболевшего сотрудника

Если в трудовом договоре или должностной инструкции не установлены условия замещения коллег, находящихся на больничном, и передачи их работника другому лицу, это можно организовать двумя способами, которые предусмотрены статьями 60.2 и 72.2 Трудового кодекса РФ.

Варианты передачи обязанностей заболевшего работника его коллегам:

1. Временное переведение работника, ушедшего на больничный, на должность другого работника на основании статьи 72.2 Трудового кодекса РФ.
2. Совмещение должностей работника и заболевшего на основании статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Этот вариант удобен, если количество дополнительных обязанностей невелико.
3. Привлечение нового сотрудника на работу. Этот вариант целесообразен только в случае длительного отсутствия работника из-за заболевания, например, при проведении сложной операции и т. д.
4. Определение сотрудника на должность больного. Если сотрудник замещает больного, он выполняет только работу, которую должен выполнять его больной коллега, и получает оплату в соответствии с этой работой. Если новая работа сложнее или объемнее, за нее может быть назначена более высокая оплата труда, которая устанавливается дополнительным соглашением к трудовому договору.

Нельзя принудительно перевести одного работника на должность другого. Процедура перевода регулируется статьей 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Перевод оформляется только с согласия работника, за исключением чрезвычайных ситуаций (часть 2, 3 статьи 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации). И абсолютно недопустимо переводить работника на другую должность, если у него есть медицинские противопоказания.

Если руководитель и сотрудник согласны на перевод, требуется составить дополнительное соглашение к договору о трудоустройстве и выдать приказ о временном замещении во время болезни. Продолжительность замещения должна соответствовать продолжительности болезни сотрудника. Однако необходимо учесть, что Трудовым Кодексом РФ установлен максимальный срок замещения — 1 год. Если дата возвращения больного сотрудника неизвестна, в дополнительном соглашении необходимо указать, что замещение продолжится до момента выхода основного сотрудника из больничного.

Никаких записей в трудовую книжку делать не требуется, а также нет необходимости предоставлять СЗВ-ТД.

Приказ о замещении

Вы можете разработать собственную форму приказа о замещении или воспользоваться стандартными формами: Т-5 или Т-5а. Сотруднику необходимо ознакомиться с приказом и поставить свою подпись.

Пример приказа о замещении:

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

ПРЕДПИСАНИЕ № ___

от «___»_______2022 г.

О поручении обязанностей временно отсутствующего сотрудника

В связи с временной неработоспособностью главного бухгалтера Фамилия Имя Отчество.

ПРЕДПИСЫВАЮ:

1. Поручить Фамилия Имя Отчество исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия Имя Отчество без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___.
2. Срок поручения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего предписания: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной неработоспособности Фамилия Имя Отчество включительно.
3. За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия Имя Отчество производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (указать сумму) руб.
4. При начислении зарплаты бухгалтер по расчету заработной платы Фамилия И.О. должен руководствоваться данным приказом.

Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.

Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.

С приказом ознакомлены:

Причины назначения сотрудника на ВРИО

Отсутствие возможности сотрудника быть на рабочем месте в момент временной его замены может оправдываться следующими обстоятельствами:

1. Отпуск

• Годичный отпуск
• Отпуск по уходу за ребенком
• Отпуск за свой счет
• Отпуск на обучение и т.п.

2. Командировка

3. Увольнение по болезни

4. Выполнение общественных или государственных обязанностей

• Участие в избирательной комиссии
• Исполнение обязанностей в качестве присяжного

5. Иные обстоятельства

Неявка на работу может происходить по разным неизвестным причинам, таким как личные трудности, неожиданные инциденты или другие срочные ситуации.

Исполнение и оплата временного перевода

В случае невозможности совмещения обязанностей, работодатель имеет право освободить сотрудника от текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода совпадает с сроком отпуска отсутствующего сотрудника согласно статье 72.2 Трудового кодекса РФ. Однако перевод возможен только при наличии письменного согласия сотрудника, которое должно быть указано в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При составлении приказа о переводе следует учесть следующие моменты:

• Укажите все детали перевода, включая должность, на которую предполагается перевести работника, и сроки выполнения перевода;
• Укажите причину перевода, например, отсутствие основного работника;
• Убедитесь, что работник согласен на перевод;
• Заверьте приказ подписью и датой его составления.

После оформления перевода, новое рабочее место становится основным для работника, поэтому необходимо провести полный инструктаж, аналогичный тому, что проводится для остальных сотрудников.

Запись о переводе и возвращении на основное место работы не делается в трудовой книжке, поэтому нет необходимости делать соответствующие записи.

Оплата за выполнение обязанностей отсутствующего работника производится в размере, указанном в дополнительном соглашении. Сумма доплаты должна быть ясно и однозначно указана, чтобы исключить возможные недоразумения.

После возвращения основного работника на рабочее место, необходимо направить замещающему работнику уведомление о завершении срока перевода и составить приказ о прекращении выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Если срок перевода истек, но сотруднику не была предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не выразил желание восстановиться на ней, соглашение о временном переходе теряет свою силу, и временная работа становится его основной.

Расширение трудовых обязанностей или совмещение должностей — это ситуации, когда сотруднику поручается выполнение обязанностей другого сотрудника, который временно отсутствует по каким-либо причинам. В соответствии с статьей 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации, если дополнительная работа схожа с основной должностью сотрудника, то это считается расширением его трудовых обязанностей. Если же сотрудник выполняет обязанности, не связанные с его основной должностью, то это совмещение должностей.

Когда руководитель уходит в отпуск, а его обязанности возлагаются на штатного заместителя, возникает вопрос о доплате за выполнение обязанностей. Вопрос о доплате за выполнение обязанностей заместителем руководителя во время отсутствия руководителя становится дискуссионным. Однако должностные обязанности заместителя руководителя во время отсутствия руководителя должны быть направлены на поддержание работы компании.

Согласно статье 151 Трудового кодекса РФ, вознаграждение за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника предусматривается в дополнительном соглашении и может быть начислено за фактически выполненную работу или пропорционально отработанному времени. В приказе о сочетании должностей должно быть указано, каким образом будет оплачиваться замещение в период отпуска и на какой срок оно будет оформлено.

В случае, если сотрудник замещает коллегу с аналогичными трудовыми функциями и это явно прописано в его должностной инструкции, доплата за отсутствующего работника может не выплачиваться, и письменное согласие работника на это не требуется.

Примером может служить ООО «Кукушка», где в январе кассир уходит в отпуск на 10 рабочих дней, а его обязанности временно выполняет второй бухгалтер. В этом случае был выпущен приказ о совмещении должностей, в котором отмечается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально проработанному времени.

Оклад бухгалтера составляет 20 000 рублей, а оклад кассира — 17 000 рублей. Размер оплаты одного рабочего дня в январе составляет 1 000 рублей (17 000 рублей / 17 рабочих дней в январе). Таким образом, сумма доплаты за 10 рабочих дней составила 10 000 рублей (10 дней * 1 000 рублей).

В итоге, в январе бухгалтер получит заработную плату в размере 30 000 рублей (20 000 рублей + 10 000 рублей). С этой суммы нужно учесть удержание НДФЛ в размере 13% и оплатить взносы.

Найм временного сотрудника

Это метод подбора работников будет предпочтительным для организаций, где присутствуют технически сложные должности. Если попытаться объединить их, весь трудовой процесс может пострадать. Как пример, можно привести крупное производственное предприятие, где один из наладчиков на технически сложном оборудовании ушел в отпуск.

Преимущества временной замены:

• Руководитель получает полноценного временного работника;
• Трудовой процесс не прекращается.

Оплата, условия и срок работы обсуждаются и указываются во время заключения временного трудового договора. Таким образом, можно избежать недоразумений и конфликтов в будущем.

Когда сотрудник предприятия уходит в отпуск, необходимо найти замену для его обязанностей. Вариантов замены может быть несколько, и вы можете выбрать то, что будет удобно именно вам. Однако, нельзя забывать о том, что необходимо выплачивать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Три необходимых условия для временной замены

Чтобы временная замена работника была законной, необходимо соблюдение трех условий:

1. Письменное соглашение между сторонами

Перед тем, как начать замену работника, необходимо получить письменное согласие от самого работника, чьи обязанности будут переложены на другого. Без такого согласия работодатель не имеет право начать процесс замены.

2. Организационный приказ

Утверждение организации замены должно быть зафиксировано в приказе со стороны руководителя. Это обеспечивает возможность определить четкие инструкции и ограничения для временного сотрудника, а также уведомить всех сотрудников о проведенных изменениях.

3. Установление компенсации за выполнение дополнительной работы

Оплата за временную замену должна быть произведена сверх обычного вознаграждения, получаемого работником, занимающим должность основного сотрудника. Размер доплаты не определен законом и может быть определен по договоренности между работодателем и временным сотрудником.

Необходимо отметить, что только подписание работником приказа ознакомления не является достаточным подтверждением согласия на замену. Должен быть отдельный документ, который формально заключает согласие обеих сторон — работника, чьи обязанности передаются, и временного сотрудника, который их будет выполнять.

Обеспечение функций временно отсутствующего сотрудника

Когда основной сотрудник вынужден пойти в отпуск или временно отсутствует по другим причинам, необходимо найти способ обеспечения исполнения его функций. В таких случаях существуют несколько возможных вариантов замещения отсутствующих сотрудников:

Комбинированная работа

В случае комбинированной работы сотрудник выполняет свои обычные обязанности и дополнительно берет на себя исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. Этот вариант регулируется статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. При этом сотрудник временно выполняет обязанности отсутствующего сотрудника без изменения своих трудовых условий и вознаграждения.

Временный перевод

В соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ, работник имеет возможность быть временно переведенным на замещение отпускника. В таком случае он будет выполнять только обязанности отпускника вместо своей основной работы. Такой перевод осуществляется на весь период отпуска заменяемого сотрудника.

Совместительство

В случае, если работник не может совмещать свою основную работу с обязанностями отпускника, существует возможность использовать свободное от основного рабочего времени для замещения отпускников. Правила по этому варианту регулируются статьей 60.1 Трудового кодекса РФ.

Привлечение временного сотрудника

Другая возможность замены сотрудника в отпуске — найти временного сотрудника, который будет выполнять обязанности отпускника только на время его отсутствия. Для этого временному сотруднику можно заключить срочный договор на период, соответствующий продолжительности отпуска заменяемого сотрудника. Этот вариант регулируется статьей 59 Трудового кодекса РФ.

Как составить приказ на исполнение обязанностей временного сотрудника

Важность формулировки приказа

Содержание приказа зависит от выбранного способа замены. В общем, приказ должен содержать следующие данные:

• Название основной должности и должности, которую будет замещать;
• Срок выполнения дополнительной работы;
• Причину отсутствия заменяемого сотрудника, если такая причина установлена;
• Основание для оформления замены, номер заключенного дополнительного соглашения;
• Сумму назначенной доплаты;
• Надписи сторон о знании и согласии с приказом.

Образец приказа о временном замещении отсутствующего наемного работника:

ООО «Перекресток»
от 12 февраля 2017 года
О поручении дополнительных обязанностей в порядке совмещения должностей
В связи с отсутствием старшего экономиста Зарубиной Э.Л. из-за прохождения дополнительного обучения с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ

Поручить экономисту Рубинштейну О.Д. во время рабочего дня помимо основных обязанностей, определенных контрактом, выполнение дополнительной трудовой функции на участке Зарубиной Э.Л. в рамках расширения зоны обслуживания.

Назначить для Олега Давыдовича Рубинштейна дополнительное ежемесячное вознаграждение за исполнение дополнительных обязанностей в порядке совмещения в размере 75% оклада Елены Леонидовны Зарубиной.

Определить срок увеличения объема работ Олега Давыдовича Рубинштейна с 13.02.2017 по 25.03.2017 года.

ОСНОВАНИЕ: дополнительное соглашение к трудовому договору от 11.02.2017 с Олегом Давыдовичем Рубинштейном от 10.05.2015 года.

Генеральный директор ООО «Перекресток» /Николай Петрович Гумиленко/ Гумиленко Н.П.

С приказом ознакомлены и согласны:

Старший экономист /Елена Леонидовна Зарубина/ Зарубина Э.Л. 12.02.2017

Экономист /Олег Давыдович Рубинштейн/ Рубинштейн О.Д. 12.02.2017

Важные моменты при составлении приказа

При составлении приказа на временно исполняющего обязанности (ВРИО) руководителя организации следует учитывать следующие моменты:

1. Указать причину временного отсутствия основного руководителя.
2. Указать фамилию и должность лица, которое временно выполнит обязанности руководителя.
3. Определить срок и условия выполнения обязанностей на временной замещающей должности.
4. Указать основание для назначения на временную замещающую должность (например, решение участников организации).
5. Определить размер вознаграждения за выполнение обязанностей на временной замещающей должности или ссылаться на соответствующий акт.
6. Получить подписи работников ознакомления и согласия с приказом.

Составление приказа на временную замещающую должность требует внимательного и точного подхода, чтобы все моменты были ясны и понятны для всех сторон. Разработка приказа должна осуществляться в соответствии с действующим трудовым законодательством и коллективным договором.

Используя данные примеры и рекомендации, вы сможете правильно составить приказ на временную замещающую должность и обеспечить должное замещение отсутствующего работника.

Комбинирование собственных обязанностей и заболевшего сотрудника

Совмещение означает, что сотрудник помимо своей основной работы в течение рабочего дня также выполняет обязанности сотрудника, находящегося на больничном. Совмещение регулируется положениями статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Этот метод применяется только при условии, если объем дополнительной работы невелик и работник способен выполнять свои обязанности и обязанности заболевшего. За совмещение работнику по основной должности устанавливается доплата, размер которой определяется на основе соглашения между работником и работодателем. Также, как при переводе на временную должность, с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом соглашении указывается срок совмещения и размер доплаты в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ за увеличение объема работы. Сумма доплаты может быть любой, так как законодательством не установлены ограничения. В трудовую книжку такие данные не вносятся.

Приказ о сочетании должностей

Не существует унифицированной формы приказа о сочетании должностей. Вы можете составить приказ в свободной форме, учитывая все требования и обстоятельства, или внести изменения в утвержденную Госкомстатом форму Т-1.

Пример приказа о сочетании должностей

Общество с ограниченной ответственностью «Название»

ПРИКАЗ № ____

«___»___________ 2022 г

О сочетании профессий должностей

В связи с болезнью главного бухгалтера или, например, увольнением главного бухгалтера на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Согласовано назначение Фамилии И.О. на должность главного бухгалтера, осуществляемое в порядке совмещения должностей, с периодом действия с «___»___________ 2022 г. до выхода основного работника из больничного или до назначения нового главного бухгалтера.

Установить дополнительную выплату за совмещение должностей в размере _______ процентов от оклада по совмещаемой должности.

При начислении заработной платы в бухгалтерии следует руководствоваться данным приказом.

Отдел кадров должен ознакомить Фамилию И.О. с данным приказом и получить его подпись.

Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г

Руководитель

__________________

Фамилия И.О

С приказом ознакомлен:

Должность

_____________________

Фамилия И.О.

«___»___________ 2022 г.

Как устроена и оплачивается совместительство

Вознаграждение за совместительство может производиться пропорционально отработанному времени или на основе выполненного объема работы. Это должно быть указано в трудовом договоре. Как правило, заработная плата совместителей выплачивается в качестве дополнительной компенсации, которая может быть начислена и выплачена отдельно от основной заработной платы.

Пример

В магазине «Лукошко» кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней, из которых 10 дней являются рабочими. На время его отпуска на его место наняли совместителя. Оклад по совмещаемой должности составляет 15 120 рублей.

Посчитаем, сколько один совместитель зарабатывает в день: 15 120 рублей × 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 рублей.

Заработок за 10 рабочих дней составил: 10 дней × 420 рублей = 4200 рублей.

Из этой суммы нужно вычесть НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13% и заплатить налоги в фонды, которые составляют 30%.

Если у вас возникли вопросы по вопросам совмещения работы, вы всегда можете обратиться к специалистам КонсультантПлюс для более подробной информации и консультаций.